A fórum összehívását 2016. október 17-én a Pápai Rendőrkapitányság kezdeményezte, amelyre meghívást kaptak a járás polgármesterei, a rendőrség társszervei, az oktatási intézmények fenntartói és vezetői, a nemzetiségi önkormányzatok vezetői, a történelmi egyházak képviselői és a program keretében működő munkacsoportok vezetői.

A rendezvényen elsőként Szappan Csaba rendőr alezredes rendőrkapitány számolt be a Pápai járás 2016 évi közbiztonsági, bűnügyi és baleseti helyzetéről. Ezután a Veszprém Megyei Kormányhivatal Műszaki Engedélyezési és Fogyasztóvédelmi Főosztály Közlekedési Osztályának vezetője és szakügyintézője tájékoztatta a résztvevőket az osztály tevékenységi köréről, valamint a túlsúlyos járművek ellenőrzési lehetőségeiről. Horváthné Farkas Andrea, a Pápai Járási Hivatal vezetője, a pápai Kormányablakban elérhető szolgáltatásokat mutatta be, végül Üst Judit rendőr főhadnagy hivatalvezető a Pápai Rendőrkapitányság határvadász toborzó tevékenységét és a jelentkezés feltételeit ismertette.
A rendezvényen Anda György rendőr ezredes, a Veszprém Megyei Rendőr-főkapitányság megbízott rendőrfőkapitánya elmondta, fontosnak tartja, hogy a helyi önkormányzatok képviselői továbbra is megosszák a közbiztonsággal kapcsolatos észrevételeiket és tapasztalataikat, mivel a fórum az együttműködés jegyében jött létre.