A Fórum összehívását a Pápai Rendőrkapitányság kezdeményezte, amelyre meghívást kaptak a járás polgármesterei, a rendőrség társszervei, az oktatási intézmények fenntartói és vezetői, a nemzetiségi önkormányzatok vezetői, a történelmi egyházak képviselői és a fórum keretében működő munkacsoportok vezetői. A rendezvénynek a pápai Városháza adott otthont.

A résztvevőket Halász Péter a Veszprém Megyei Rendőr-főkapitányság gazdasági igazgatója köszöntötte, majd Szappan Csaba rendőr alezredes rendőrkapitány a Pápai járás közbiztonsági, bűnügyi és baleseti helyzetéről számolt be. Őt követte a Pápai Katasztrófavédelmi Kirendeltség képviseltében Takács Csaba tűzoltó őrnagy hatósági osztályvezető, aki a bel- és külterületi égetés jogi szabályozásáról tájékoztatta a megjelenteket. A fórum lehetőséget adott arra is, hogy a tagok kifejtsék a közbiztonsággal kapcsolatos észrevételeiket, javaslataikat, valamint tájékoztatást adjanak a településen folyó bűn- és baleset-megelőzési jó gyakorlatokról.